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應收帳款與會計系統的連結
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  作者:昇峰資訊股份有限公司 發表於2010/9/7 下午 04:43:53
 

  一套成功的ERP系統,除了前端的營業、採購、庫存系統能順利導入以外,系統後端的應收、應付與會計作業的導入成功與否也是不可或缺的要素之一。一個公司必須要有穩定的會計作業處理模式,才有辦法應付大量的資金調度、票據轉換、稅務申報等繁雜作業,因此會計人員的工作量一直以來都很重,除了要稽核前端的進銷存資料與收支往來是否符合,還要管控後端的會計資料產出正確性,著實辛苦。因此,ERP資訊流程導入財會系統的重點,就是要減輕會計人員在工作上的負擔,除了可以減少錯誤傳票的發生,加快報表處理作業,甚至可以連結報稅系統,讓各項申報只要彈指之間就可完成,讓原本可能需要四個工作天才能完成的事情,縮減到一個工作天就可完成,除了替企業省下不少人工成本之外,還可增加工作時效、提昇企業效率與競爭力。

 

  要如何改善會計人員的作業模式,進而減少70%的工作呢?以下就以應收帳款與會計系統的主要連結作業來說明。首先要先瞭解「事件」、「憑證」、「傳票」之間的關係:

 

 

一、事件:

  當營業人員開立銷貨單(INVOICE)後,ERP系統就會將此銷貨單連結到應收系統內,此時銷貨單雖然已經開立,但尚未形成應收的事件。應由業務人員確認此銷貨單為正式單據,確定需要進行收款作業後,就可將此銷貨資料轉換為應收事件。為何不開立銷貨單後就直接成立事件,中間還要經過一個轉換的工作呢?原因是為了要明確區分正式/非正式銷貨單和應收系統之間的連結,將確認要收款的正式單據才流入應收帳款系統內,如此才可管控的較嚴謹;對於處理會計作業的人員來說,所查看的資料才會比較正確乾淨,不會讓未確認完成的資料未加管控的充斥在後續作業資料中。

 

二、憑證:

  當銷貨事件確認後,就可以開始進行各憑證性質與事件的結合。所謂的憑證性質,可以是發票、出口報單或收據等型態。至於為何已經確認銷貨事件後,還要再進行一次憑證結合的程序?在台灣,中小企業常常會面臨非常多的突發狀況,尤其是跟錢有關的問題。往來公司中,有些是隨貨附發票,有些要月結,另外又有些要一個月結二次等等,若每張銷貨單在系統裡都僅算為一個付款單位,就會因為系統作業彈性不夠,而無法符合作業人員最真實渴望能實際運用的功能。因此,如果將事件(銷貨單)和憑證(發票、報單、收據)分開,那麼無論是要一張銷貨單開立一張發票,又或者將一個月的出貨項目統一開一張發票,都可隨實際情況進行調整結合。除了讓作業人員可以更直覺的操作系統,事後立帳和沖帳的作業也會比較單純正確。

 

三、傳票:

  傳票是應收系統和會計系統之間重要的橋樑。當憑證開立完成後,代表此憑證即要進行立帳傳票的開立;而沖款完畢後,也需要開立沖帳傳票沖銷,事後才能依此得知公司仍有多少應收未收款項的相關資訊。另外,轉切原則和內容是此系統在導入時的一大重點,由於每家公司轉切的科目多少都有些不同,科目的摘要記錄的資訊也有多有少,因此就必須詳細釐清項目和內容後,與導入系統資訊公司進行溝通與討論,儘量貼近公司實際作業上的使用原則,才能有效減少工作量。

 

  原有的人工作業在開立傳票時可說是一大工程,不但要一直重複輸入相同的資訊,也要自行檢查科目、金額、借貸等等是否有輸入錯誤的情況。如果一個不小心打錯金額,事後的查帳作業更是搞的大家人仰馬翻,叫苦連天。而現在,利用系統進行自動轉切立帳傳票的話,因為銷貨單來源是正確的,發票開立也是經過人員審核完畢的,加上配合系統的管控機制,因此可以將人為因素所導致的錯誤率降到最低。一家公司一個月內平均70%的傳票大都是應收發票的立帳,只有30%的傳票是其他費用、固定支出等需手動開立的傳票,所以利用ERP系統將應收系統與會計傳票正確連結後,導入自動化及標準化的流程,可以讓會計人員節省將近70%的工作時間,相較於仍在人工作業的公司,企業間的競爭力就顯而易見,慢慢的分出高下了。

 

  當以上三個項目都成功導入於企業作業模式後,對會計人員來說,只需負責審核憑證金額和內容是否正確即可,前端的銷貨單內容由業務人員負責輸入,後面的轉切傳票由系統自動執行,會計人員不用再辛苦的用人工進行資料輸入與查核。利用ERP系統的資訊與流程結合,不但可使錯誤率減少、工作效率增加,更可讓應收帳款與會計工作的結合邁向符合無縫化與自動化的階段。

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