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文章分類>管理及應用軟體
作帳小幫手-調節單
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  作者:昇峰資訊股份有限公司 發表於2010/9/15 下午 02:47:00
 
  在應收與應付實務作業中,經常會發生發票多開(發票金額>實際應收/應付事件),或發票少開(發票金額<實際應收/應付事件)的狀況。其發生的原因,可能是企業與客戶/廠商雙方協議後的結果;或是在當月發現發票開立錯誤金額,但不願意將發票退回重開,轉而要求開立折讓單折價;又或者是應收應付項目為費用類時,所產生的折讓事件(加工勞務類,或為細小零件無法計數,故不列入庫存管理明細者,如:鐵釘、螺絲釘),希望直接用此事件來開立退貨折讓單。
 
  在一般情況下,以嚴謹的角度來說,以上情形用開立折讓單來處理是很普遍且正確的做法,但在實務上能否完全做到則是一個困難點,因為其缺乏了作業上的彈性,最常見的例子,就是小數點四捨五入進位問題。當銷貨金額乘以營業稅或是匯率換算時,小數點進位的計算時間點各家廠商都不盡相同,可能A廠商是在各別應收應付事件時就先四捨五入進位,之後再予以加總得到發票總金額,但B廠商則是各別應收應付事件先予以加總後,才將小數位進位計算,此時就容易發生二家廠商金額產生誤差的狀況。
 
 
  這種差額問題的產生並沒有誰對誰錯,而是計算方式的不同所導致,所以當這種情形發生時,將誤差金額以開立調節單來作帳,將會是最簡單方便的解決方法。至於應以哪種調節方式與所對應的會計科目,則由各企業依據法規自行定義即可。以下舉例說明: 
 
 
()發票金額>實際應收應付事件:
發票開立金額大於實際應收/應付金額,常見的發生原因:
1.發票金額開立錯誤,卻不願意退回重開。
2.月底議價後實收/實付金額減少,不修改原銷貨或驗收單金額,改以憑證上註明折價金額與備註。
在開立應收應付憑證時,需將原應收應付事件,加上正數的調節單金額,使得事件與發票金額相符。
 
發票金額=應收應付事件+正數調節單
範例:發票金額(1000)=應收應付事件(800)+正數調節單(200)
 
()發票金額<實際應收應付事件:
發票開立金額小於實際應收應付金額,常見發生原因:
1.發票金額開立錯誤,卻不願意退回重開。
2.月底議價後實收/實付金額增加,不修改原銷貨或驗收單金額,改以憑證上註明增加金額與備註。
在開立應收應付憑證時,需將原應收應付事件,加上負數的調節單金額,使得事件與發票金額相符。
 
發票金額=應收應付事件+負數調節單
範例:發票金額(1000)=應收應付事件(1200)+負數調節單(-200)
 
()費用類退貨折讓:
  費用類帳款產生退貨折讓事件(例:加工費、勞務費……等),或非庫存採購資料退貨(例:螺絲釘、鐵釘……等,無法計數的採購庫存品),因事後議價、瑕疵品折價或退貨事件產生,使得月底結帳請款時,請款金額與當初的交易金額不同,需開立退貨單或折讓單。
  產生折價時,除了使用會計傳票進行調節外,也可開立調節單,並備註此次折價金額與折價原因,將此單視為一筆獨立事件,用以開立退貨單或折讓單。
 
以調節單為事件,開立退貨折讓單
範例:原事件~ 加工費1000+稅額5%=發票金額1,050
   折讓單~ 當月或隔月開立調節單200,以此折讓單為事件,開出折讓單200Í5%=210
 
  但若每個月都有發生調節事件時,則需要留意調節單的發生原因,並檢討是否有解決與簡化的方法,如:當發票金額開立錯誤,儘可能將發票退回重新開立新發票,即可依正常作業流程進行,不需額外多花時間在開立調節單或折讓單。因為,將原本簡單的流程複雜化,不但會增加人員作業時間與增加出錯機率,也表示目前公司的商業流程有調整的必要性,將過於複雜且不必要的行為減化到最少,才能真正提升作業執行的效率。
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