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企業應用IM系統淺談Part 2
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  作者:百加資通股份有限公司 發表於2011/7/29 上午 11:59:13
 

企業應用IM系統淺談Part 2

在競爭白熱化的現代商業社會,如何提昇作業效率已不再只是公司成長的必要因素,更是關乎企業存亡的關鍵要因。因為隨著企業管理的手法、理論不斷更新與進步,應運而生的資訊應用系統也愈來愈多元,過去企業偏向採用獨立作業的功能系統來解決資訊化的需求,而隨著經營環境的改變,各作業系統之間也必須開始進行橫向整合,才能滿足企業所需。

而在企業資訊系統應用需求演進的過程中,所謂的『即時效應』愈來愈為企業所重視,因為,在瞬息萬變的經營環境中,唯有即時取得資訊,及早決策,才能至敵機先。因此,現代企業在系統的建置上,不管是架構VPN,協助Client Server架構系統進行資訊整合或是採用N-Tier的WEB化系統,都是為了能即時反應相關資訊,以提供管理者足夠的決策分析資訊。

而近年來,各種IM系統(Instant Message 即時訊息)的出現,更為企業在資訊即時化的推動上提供了一個有利的契機。然而,目前較為廣泛使用的IM系統大部分都是以個人使用者為應用對象,如MSN、Skype等,免費及便利是這類系統的特色,但相對的在安全性及保密性上較缺乏完善的管理機制,也因此,往往造成企業必須在資訊安全與作業便利之間作取捨。

目前,有愈來愈多的企業開始著手建立企業內部專屬的IM系統,做為企業成員間的資訊傳遞、分享及溝通的平台,更甚者,透過API機制,可讓IM系統與公司其他資訊系統進行訊息交換及通知,以落實即時資訊佈達的目標。因此,一個完善的IM系統,除了本身的訊息溝通機制必須完善外,也必須擁有強大的外部系統整合能力,才能為企業帶來使用效益。而IM系統的整合機制,可以參考下圖:

百加資通IM Plus 系統整合架構示意

 

一般企業除了ERP等核心作業系統的應用以外,通常會使用其他的OA系統,以輔助其他偕同作業所需,因此,更需要進行資訊整合與即時傳遞,才能發揮協同作業的優勢。而一般常見的OA系統大概不外EIP(企業入口網站)、文件管理系統等,如下圖所示:

百加資通 E-Office企業解決方案

 

誠如上圖所示,當企業成員在各系統中作業時,如有相關的作業訊息需要發佈給其他成員,雖然在各系統中皆可透過訊息或mail的機制,但此時成員必須被動登入各個不同的系統中才能獲取完整的作業訊息。此時,若是透過IM系統予以整合,那麼,人員只須開啟IM系統,待接獲通知訊息時即可透過連結得知相關作業資訊,且通知的動作事由IM系統主動觸發,強化了資訊傳遞的有效性,並且所有通知皆會保留歷史紀錄,再搭配離線留言機制,即使人員未能保持登入狀態,亦無須擔心資訊漏失。

以百加資通的系統整合為例,當於專案管理資訊系統中欲安排一個專案會議的行程,此時,在專案管理資訊系統中新增一筆會議行事曆時,即可觸發IM系統進行資訊發佈,如下圖所示:

當該筆行事曆存檔時,IM系統即可將相關訊息主動且即時的通知參與會議的相關成員,而且,不論是在PC環境或是手持行動裝置上,都可達成相同作業效果,如下圖所示:

 

過去,曾有企業因員工使用開放式的IM系統傳遞資訊重要文件給外部人士而引發管理危機,甚至造成企業與員工對簿公堂;然而,就提昇作業效率及資訊整合的需求而言,建置IM系統示企業未來的趨勢,因此,建立一套企業專屬的封閉對象式的IM系統則是最好的選擇,不僅可以確保系統的應用都是在被認可的企業或外部成員,更重要的是,所有的對話記錄、文件傳遞記錄等資訊,都可以完整的保留在企業內部。而透過完善的跨平台整合功能,可以使IM成為企業各個不同作業系統的統一資訊傳遞媒介,更能有效達到資訊的即時傳遞與佈達。

 

 

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