在台灣，為數眾多的中小企業，這幾十年來為企業e化，一路走來實在是傷透腦筋，就是想再投資也手軟了！從早期的e化開路先鋒，大把金錢投入，不皺一個眉頭。然而邊走、邊學、邊看，發現結果沒原先預期：左看e化失敗；右看e化沒進展，軟體還在修改；駐足看一下自己，錢繼續再投入，成效何時來？好像一切都不似原先談好的結果 ！
不錯，中小企業的e化今天走到這一步困境：是走錯了？還是認識不清楚？我們不得不回頭，大家共同來審視一下來時路。當初對應用軟體的認知是什麼？是怎麼引進的呢？供應商又是怎麼選的呢？
現在我們就此三個問題來作進一步的瞭解。
一、中小企業對應用軟體型態之選擇分析
（一）何謂套裝軟體？
1、套裝軟體是依大部份中小企業作業模式之特性設計而成的整合式資訊系統。在導入套裝軟體之後，客戶即可建立製造業基本系統（如：庫存管理、採購管理、銷售管理、訂單管理、BOM 表、外銷訂單管理、應收/應付管理、會計管理），即所謂『直線運作程序電腦化』。
若企業考量使用者的方便性而增修系統功能，其目的應該在於使基本管理系統更加便利於操作(EASY TO USE)，而非改變基本系統流程或架構。
2、套裝軟體導入的程序是先以套裝軟體系統建立資訊管理模式，再以軟體工程增修套裝軟體系統功能，以配合使用者之習性，否則應設計專屬軟體（即所謂的專案設計）以管理企業之特殊作業。故套裝軟體係建置企業標準運作模式，而軟體之增修只在於加強原系統功能，而非將系統不適用調整成適用。
3、前置規劃與上線輔導顧問服務，則是因應企業內部推動資訊系統之自有能力不足時，企業最好另行購買此類產品服務。一般均建議企業派員接受廠商訓練，參加系統操作與資訊管理相關課程，學習如何建立與推動資訊管理模式之技術，自行逐步完成。
4、套裝軟體導入模式
PS：有些系統廠商則是將所有服務定位為必購顧問服務
（二）何謂專案資訊系統？
1、當企業無法採用套裝軟體建置企業基本資訊運作模式，而必須採行個案設計方式才能建置資訊系統時，則稱為「專案設計」。企業如以專案設計的方式進行，工程金額都相當高，所以企業極有可能用套裝軟體基本資訊系統為基礎，再進行專案或新增設計。
如此一來，可達到成本降低、工期縮短、品質好的成效，所以客戶經常希望採取以套裝軟體產品進行專案作業，來達成建置資訊系統的目標。此時雖然購買套裝軟體，但實質之導入方法與套裝軟體導入方法完全不同。
2、專案資訊系統導入之程序
大部份專案之進行皆因一般製造業管理資訊系統無法滿足該企業經營管理的需求，而且在基本管理模式就有相當大的差異。此時，若不先行考量其作業與管理之特殊性，就先行修改軟體，則套裝軟體是無法立即應用的。
所以必須先行瞭解企業之特殊運作、分析需求、設計資訊系統架構，再進行軟體修改工程，才可能導入合身的資訊系統，資訊系統才有建置成功的機會。
3、專案系統與廠商洽商時，有何步驟
A. 當規劃人員在洽商之時，必須先考量：特殊功能需求是否有違套裝軟體之架構，或影響基本資訊架構（即先作可行性分析）。
B. 廠商專案報價項目可能包含大量的系統分析工時、大量的軟體工程費、軟體檢驗與測試工程費、導入上線顧問輔導。
C. 合約簽訂後，廠商不需先安裝套裝軟體，而必須進行系統分析、需求確認、軟體工程、軟體檢測、系統安裝。
D. 廠商必須進行「資訊系統導入上線」顧問輔導工作。
4、專案資訊系統導入模式
5、套裝軟體與專案之差異分析1
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項 目
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P K G
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專案
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價格
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低
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高
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功能
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製造業標準模式
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企業特殊化
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交貨期
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短
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6 個月~1 年
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必購
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PKG
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PKG、S/W工程、SA、上課、規劃、上線
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品質
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高
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低
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企業型態
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標準化、中小型產業
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特殊產業、大型產業
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套裝軟體與專案之差異分析2
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項 目
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P K G
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專案
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服務方式
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客服中心、客服組、教育訓練組
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顧問部、專案人員、專案管理
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結案
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交貨
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驗收
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收款
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快速
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緩慢耗費人力談判
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銷售人員
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資淺
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資深
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電腦化進行程序
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客戶自行安排
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必須遵守特定程序
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成交速度
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快
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長期抗戰
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6、中小企業宜套裝軟體或專案？
A. 目前市面上各行各業套裝軟體已相當成熟，應可放棄專案設計規劃製作的方式，轉而尋求套裝軟體此可較省時、省錢及成功機會較大的模式。
B. 對套裝軟體適用度的定義不在百分之百，有75%的適用度即可接受。如非要修改不可，則不該動到整體結構，否則即為選錯了套裝軟體，應再換另一家瞭解看看。
7、使用優良套裝軟體
A. 不要嘗試個人工作室式的模式去尋求短暫的滿足。
B. 公司要永續經營，公司會成長，軟體亦需調整及長期服務，故不要讓自己陷入電腦孤兒的深淵。
C. 訂製的軟體要付出的待價很高很高，如金額、風險及種種不成功的因素，在在都非一般中小企業所能承擔。
二、中小企業如何引進應用軟體
（一）中小企業要進應用軟體，必須先思考問題在那裡？
1. 引進新系統之前務必先瞭解原來的問題在那裡？
2. 是公司內部的問題，需有對策先解決；
3. 是軟體或軟體廠商的問題，則在尋求新軟體時要特別注意篩選廠商及軟體。
（二）執行方法
1. 立即組織「電腦化推動委員會」，推動電腦化是全公司的事，不是某人或某部門的事。
2. 引進電腦專業人才。如有問題，則至少應尋求外界顧問人力的支援，俾幫忙推動電腦化。
3. 尋求新軟體
（三）面對廠商應用軟體之態度
1. 勿急於去試用廠商之應用軟體。
2. 一般而言用戶在試用軟體時會碰到幾個問題：
a. 沒有足夠時間使用或測試軟體。
b. 對試用之軟體不熟悉且乏人指導。
c. 對自己之需求不夠明確。
3.因此試用到最後只有如下的結果：
a. 還沒試完且不知何時試完。
b. 因不懂怎麼操作而認為不適用，或者因不知自己要的是什麼而不知適不適用。
（四）尋求新軟體，建議步驟
1、公司內部可先請各有關部門及人員就電腦化的需求、表單及作業流程作收集及書面化，即要求所有有關人員將公司之重要需求及行業之特殊狀況逐條書面彙總列出。
尋求新軟體須注意事項：
A. 儘可能提供範本、範例給各有關部門及人員，勿一片空白的由他們自行發揮，最好還先來一個說明會。
B. 已交件之單位應隨即察看，是否正確、明瞭。
C. 未交件之單位則經瞭解後給予協助。善於應用『瞭過後』技巧及說故事。
2、將書面需求提供給軟體公司，作為與軟體公司洽談的文件及對軟體公司評估的依據。 如此，一來對多家軟體公司可重覆運用，節省時間且有一致性；二來可作為評估軟體公司所建議系統滿足度之依據。對未來軟體公司及套裝軟體的選擇助益相當大，為e化成功不可或缺的步驟。
3、請自認適用度高之軟體公司實際展示該軟體給公司之相關人員瞭解。
A. 大家共同評估軟體公司之軟體適用度、操作介面容易度、不足處軟體公司如何處理？須付出之待價多少及軟體公司本身之各項條件。
B. 如此，則可儘早提高相關單位及人員之參與感及認同感，對爾後上線有相當大的助益！
4、最後決定使用何家軟體公司軟體。
重申對套裝軟體適用度的定義不在百分之百，有75%的適用度即可接受。如再考慮需求的加權數進來，則評比會更正確及客觀。如非要修改不可，則以不動到整體結構為原則，否則即為選錯了套裝軟體，應換另一家瞭解看看。
5、未來發展與注意事項
A. 無妨聘請對e化有經驗的顧問，俾在e化的路上隨時有專家可供諮詢以免走錯了路或付出不必要的代價。
B. 多利用各級政府所提供對中小企業的各種輔導措施。
6、ERP系統選擇的評估準則參考
三、支援顧問廠商的選擇
最後我們來談談支援顧問廠商的選擇，合作夥伴主要評估的考慮法則有
1. 企業的規模、財務的健全程度與商譽。
2. 有哪些代表性的顧客基礎與口碑。
3. 因應專案改變的彈性與能力。
4. 解決方案的完整程度。
5. 可用的技術、能力、資源及當地的支援力量。
6. 相關的知識、經驗與口碑，包括企業策略規劃、BPR、ERP專案管理、系統整合、IT 技術的知識與經驗。
7. 對本產業重要流程的瞭解、熟悉度。
8. 對顧客的承諾與信賴度。
9. 與本公司文化觀念的相容程度。
以上是就中小企業的e化的困境中提供三點來供中小企業未來對應用軟體的引進有進一步的瞭解，希望對中小企業、軟體供應商或顧問廠商都能有共同的認知而共創三贏！