作者：百加資通股份有限公司 廖文祥協理 

       這一份白皮書主要的目的是提供企業在選擇專案管理資訊系統的重要參考資料, 希望協助企業MIS人員評估如何依照現有的電腦環境 (包括主機、網路、MIS系統、訊息平台…….) 來建置一套完全符合企業需求的專案管理資訊系統解決方案。

這份白皮書將要探討四大主題包含有：

1. 為什麼企業需要專案管理資訊系統?
2. 專案管理資訊系統的種類
3. 專案管理資訊系統的應用範圍
4. 採購專案管理資訊系統所需考慮之因素

一、為什麼企業需要專案管理資訊系統 ?

       在全球運籌與專業分工競爭風潮裡，企業時常需面對跨越地域、時差、文化等差異，以24小時不間斷的協同運作，縮短作業流程，快速整合內部資源。企業內外部業務推廣過程中，總有大小不等的專案。 為了確保專案能夠達到「如期、如質、如預算」目標，如何透過專案管理工具來輔助專案經理人，有效的管理專案的執行進度，並且累積企業專案管理的經驗，將會是企業下一步面臨的挑戰。 專案管理資訊系統PMIS(Project Management Information System)，提供了一個快速、可靠、易擴充性的專案協同運作平台，以實踐PMBOK所論述之專案管理之精髓，落實專案所需的範疇管理、計畫、督導追蹤等之知識及技能；透過此一平台，可在專案管理中粹取出最佳實務 (Best practices) 與借鏡 (Lessons learned) ，為企業創造競爭優勢之核心知識。

       使用專案管理資訊系統所帶來許多效益是傳統專案管理方法所無法比擬的, 例如專案管理資訊系統可以讓使用者：
1. 提供專案管理者及各參與單位人員（客戶/專案成員/高階主管/協力廠商）間一資訊溝通平台，提昇專案管理效率。以系統化方式進行資訊傳遞、存取及彙整計算，可提高資訊運用效率，節省管理人力。
2.解決傳統管理資料重覆輸入問題，確保資料正確性、一致性、即時性。
3.整體系統均建構於網際網路上，提供分散各處的使用者立即反映資料及相關分析結果，突破目前Client-Server架構之專案管理軟體限時限地的缺點。
4.提昇企業在電子化專案管理之技術發展能力，形成相對競爭優勢，為未來全球化知識經濟時代的競爭預作準備。

二、專案管理資訊系統的種類

       就應用面而言，專案管理資訊系統可以分成二大類： Client-Server架構的專案管理資訊系統和Web_Based 架構的專案管理資訊系統。

1.Client-Server架構的專案管理資訊系統：

       一般市面上常見的專案管理資訊系統，如 MicroSoft Project Server 則屬於這一類。 Client-Server 架構的專案管理資訊系統，她主要的應用都是在處理同處於同一個地理環境的辦公室中專案資訊的傳送及接收，通常都會經由交談式的 Client 端軟體，如 MicroSoft Project Standard 或是 Professional 版本供專案利害關係人來傳送及接收專案資訊。

此類產品之優點：

• 較直覺性的工作分解及時程規劃工具
• 可以處理較細項的資源規劃

此類產品之缺點：

• 操作性複雜，須投入較多時間學習如何操作軟體。
• 須搭配專屬之伺服器端程式，整體擁有成本高。

2.Web_Based  架構的專案管理資訊系統：

       隨著網際網路時代的來臨，資訊溝通傳遞拜網路之賜，將時間與空間的限制降到最低。網際網路將扮演誘發下一波工業革命的觸媒角色。 然而企業既置身e世代，企業內與企業間作業流程的有效e化與整合自然成為提昇企業經營績效的關鍵。 因此，架構於網際網路上(Web-Solution)之專案管理資訊系統(PMIS)平台，可進一步導入供應鏈體系(Supply Chain)概念，輔助專案各參與單位人員(專案經理、專案成員、高階主管、委外廠商、客戶)進行專案管理之用。 百加資通Project Plus專案管理資訊系統則歸屬於Web_Based  架構的專案管理資訊系統。

此類產品之優點：

• 使用者直接使用Browser軟體操作系統，簡單易學。
• 只要連上INTERNET即可連接專案管理資訊系統，不受地點限制。
• 工作端無需安裝任何程式，不會增加MIS人員之負擔。
• 兩岸三地可透由Internet進行專案溝通，節省國際通訊費用。
• 專案資料集中統一管理，系統維護簡單。

此類產品之缺點：必須整合Web Server。

三、專案管理資訊系統的應用範圍

       在現今邁入全球化知識經濟之趨勢下，許多企業都有虛擬團隊或委外工作之需求。 如何讓專案團隊，能夠「如期」、「如質」、「如預算」的研發新產品及服務並調整組織應付外在的變化，完成符合品質要求的任務，專案管理資訊系統將扮演無法缺席的角色。 以下就專案管理資訊系統在專案管理五大流程（圖一）中的應用做逐一對應的介紹。

專案啟始、規劃階段的應用

1. 建置專案工作分解結構(WBS: Work Breaking Down Structure) — 專案經理
2. 專案排程、工作指派— 專案經理
3. 建置專案規劃相關文件 (文件版本控管) — 專案經理
4. 建置專案風險、討論區、公告等資訊 — 專案經理

專案執行、監控階段的應用

1. 工作回報 — 專案成員
   任務日誌回報 專案進度、工時、成本、問題 (可當成一般工作日報或週報)
2. 透過 協同作業 發佈或接收專案資訊 — 專案團隊 (文件、訊息、專案議題等)
3. 進行專案進度追蹤與控管 — 專案經理、高階主管 (專案任務警示、專案時程變更、專案報表等)
4. 進行專案報告 — 專案經理 (專案壓縮、專案報表匯出)

專案結案階段的應用

1. 專案檢討、建置結案文件 — 專案團隊
2. 累積 專案知識，重複運用 — 企業組織

採購專案管理資訊系統所需考慮之因素：

   有七項因素， 分述如下：

1.系統穩定性：

系統穩定性是一個最重要的關鍵，不穩定的系統不但不能提升效率反而造成負擔增加成本，尤其當它是企業的關鍵資訊系統設備時, 更是不容許經常當機,而產品已建置的參考點將是產品穩定性的指標，採購前可請廠商提供已購買且有實際使用客戶的名單。

2.功能是否可滿足需求：

先行瞭解需求，並請廠商依需求提供系統建議書，必要時要求作相關之測試及試用，以確保功能可吻合。

3.擴充性：

一套系統的建置通常需要投資一筆費用 (設備購買及人力投入)，因此日後是否可以伴隨企業成長而容易擴充，也是重要考慮因素，例如：使用人數的最大限制與其他系統的相容性。

4.整體擁有成本：

價格當然是選擇一個產品的重要參考，但除考慮產品本身價格外，應該以系統建置之整體成本 (包含相關軟、硬體及人力投入成本)作為評估。因為每一種專案管理資訊系統之環境需求均有不同，有些專案管理資訊系統所要求之系統環境所需費用之成本可能是產品本身的數倍甚至十倍以上。

5.售後服務及技術支援：

這更是一項決定專案管理資訊系統是否可以正常運作及充份發揮成效的關鍵, 因為專案管理資訊系統不但關係到與企業網路環境之整合, 還與ERP及CAD/CAM系統有關，因此供應廠商是否有專業的規劃能力、網路系統的整合技術、對ERP及CAD/CAM系統相關產品的經驗是另一項必需考慮之因素。

6.現有產品分析：

目前在各產業的實務應用上，如有採用所謂的專案管理資訊系統(PMIS)，大多是採用M牌的Project Server，以下就以Project Plus專案管理資訊系統與M牌的Project Server作一個比較分析，讓爾後想要導入專案管理資訊系統(PMIS)的企業，有一個參考的依據。

Project Plus Vs. M牌EPM (Enterprise Project Management)

7.未來產品發展趨勢

一般的企業內部會因為企業營運的需要而建置許多的資訊系統，如ERP、Workflow、CRM、EIP等資訊系統。資訊系統的多樣化，往往會面臨整合性的問題。因此，企業在評估一套專案管理資訊系統(PMIS)時導入時，應該考慮專案管理資訊系統的未來發展是否能符合以下幾點要素：

(1)開放式平台：系統本身是否為開放式的平台架構，如程式語言、資料庫、使用的相關標準以及PMIS平台的作業系統。如果PMIS為封閉式的架構系統，就無需討論與其他的企業內部資訊系統整合的議題了。

(2)單一簽入(Single Sign On)：是否與企業內部的SSO機制整合，如Microsoft Active Directory 或是 LDAP等。

(3)流程整合(Workflow or BPM)：隨著專案的進行，會伴隨著文件表單的產生，某些重要的文件需要除了專案經理外，還需要專案的利害關係人審核。企業內部是否有簽核流程，是否要整合？整合的深度要到哪裡？是需要仔細思考的。

(4)員工入口網站的整合 (EIP：Enterprise Information Portal)：EIP已經成為許多企業的標準配備，許多的企業內部員工也已經養成習慣透過EIP來接收訊息。專案的進行會伴隨著許多工作的分派以及訊息的通知，專案成員、員工或企業內部的高階主管，是否可以透過EIP來得知專案的相關訊息，是相當重要的。

(5)知識管理整合 (KM：Knowledge Management)：許多的企業會建立自己的知識資料庫，來管理企業所累積的Domain Know-How。一個專案的完成，帶來的除了專案的文件、以及相關的紀錄外，它還是未來企業起始另一個專案的參考以及預測指標。所以如何將專案的知識累積，來做為Lesson Learned，是非常重要的。

(6)財務系統的整合：專案的成功與否與成本息息相關，專案的成本來自專案工作細項團隊的紀錄與回報。這些成本相關的資料是經由專案經理彙整還是可以直接的由財務人員進行監控或運用，則需視企業文化而訂。

結論：

       百加資通(股)成立於2004年10月，為一專業企業e化管理軟體研發及銷售公司，公司主要成員是由國內外具有電腦專長及有多年業界經驗的同好所組成，多年的IT市場經驗告訴我們，軟體對使用者的價值不是來自於產品本身，而是來自專業廠商的加值服務，基於把軟體當作一種服務看待的原則，百加資通致力於推廣開放原始碼 (Open Source) 軟體，並且以加值開放原始碼軟體來幫企業做多元化的導入及顧問服務，透過不同類型軟體與 Domain Know How 的整合，希冀能夠提供對資訊軟體有需要的組織單位、企業以及個人一個合理與高品質的軟體資訊服務。

       為了尋求企業 e 化管理更完整的解決方案，百加資通除了Project Plus專案管理資訊以外，同時推出了CRM Plus客戶關係管理系統以及Groupware Plus辦公室e化協同平台，藉由三套系統循序漸進的導入可協助企業在新產品研發、生產、銷售、客戶服務四大管理構面建構完整的企業管理e化完全解決方案。

       客戶的需求一直就是我們成長的動力，客戶的口碑更是我們品質的保證，經過四年來的努力，百加資通所推出的Project Plus專案管理資訊系統已深獲市場肯定。其中主要的客戶如：台灣典範半導體、捷揚光電、友懋國際、宏通資訊、宏昇營造、達慶機電、冠亞生技、谷元生技、台灣証劵股份有限公司、開南大學、醒吾技術學院．．．等不乏中大型企業及大專校院；在在證明，Project Plus專案管理資訊系統絕對是您最佳的選擇。